KoboCollect : collecter des données sans internet, étape par étape

Dans beaucoup de zones du Mali, le réseau va et vient. Bonne nouvelle : avec KoboCollect, l'enquêteur n'a besoin d'internet qu'au départ et au retour. Toute la collecte se fait hors connexion, et les réponses attendent sagement dans le téléphone. Voici le chemin complet, du questionnaire au fichier Excel.

1. Créer son compte KoboToolbox

KoboToolbox est l'outil en ligne où l'on prépare les questionnaires et où arrivent les données. KoboCollect est l'application Android qui sert à les remplir. Créez un compte gratuit sur le serveur mondial (kf.kobotoolbox.org) ou sur le serveur européen (eu.kobotoolbox.org). Notez bien lequel vous choisissez : vous en aurez besoin plus loin.

2. Construire le questionnaire

Créez un nouveau projet, puis ajoutez vos questions avec l'éditeur en ligne : choix unique, choix multiples, nombres, dates, photos, position GPS… Pour un long questionnaire, il est souvent plus rapide de le préparer dans Excel au format XLSForm, puis de l'importer.

Avant d'aller plus loin, ouvrez l'aperçu et remplissez le questionnaire vous-même, du début à la fin. C'est là que l'on repère les questions mal posées (voir notre article sur les erreurs fréquentes).

3. Déployer le formulaire

Tant qu'il n'est pas déployé, le formulaire reste invisible pour les téléphones. Cliquez sur « Déployer ». Si vous le modifiez ensuite, il faudra le redéployer, puis le télécharger à nouveau sur chaque téléphone.

4. Installer et régler KoboCollect

1. Installez KoboCollect depuis le Play Store (l'application n'existe que sur Android ; sur iPhone, on utilise le formulaire web).
2. Dans les réglages du serveur, indiquez l'adresse correspondant à votre compte : https://kc.kobotoolbox.org pour le serveur mondial, https://kc-eu.kobotoolbox.org pour le serveur européen.
3. Saisissez le nom d'utilisateur et le mot de passe.

Conseil : ne donnez pas le compte principal à vos enquêteurs. Créez un compte « enquêteur » et partagez-lui le projet avec le seul droit d'ajouter des réponses. Personne ne pourra alors modifier ou supprimer le questionnaire par erreur.

5. Télécharger le formulaire avant de partir

Pendant que vous avez encore du réseau, utilisez « Télécharger formulaire vierge » et cochez votre questionnaire. Faites-le sur tous les téléphones, et vérifiez qu'ils ont bien la même version.

6. Collecter sur le terrain, sans internet

L'enquêteur ouvre « Remplir formulaire vierge », répond aux questions, puis enregistre la fiche comme finalisée. Elle reste dans le téléphone, même s'il n'y a aucun réseau pendant plusieurs jours.

• Partez avec des téléphones chargés et une batterie externe.
• Ne désinstallez jamais l'application tant que des fiches n'ont pas été envoyées : elles seraient perdues.
• Faites un point chaque soir : combien de fiches finalisées par enquêteur ?

7. Envoyer les données au retour du réseau

Dès qu'il y a du réseau (ou du Wi-Fi au bureau), utilisez « Envoyer formulaire finalisé » et sélectionnez toutes les fiches. Dans KoboToolbox, l'onglet Données montre aussitôt les réponses reçues : comparez avec le nombre de fiches annoncé par chaque enquêteur.

8. Exporter vers Excel

Dans Données → Téléchargements, choisissez le format XLS. Préférez les libellés (les textes des réponses) plutôt que les codes : le fichier sera directement lisible. Vous pouvez ensuite faire vos tableaux et graphiques.

En résumé

Internet au départ pour télécharger le formulaire, internet au retour pour envoyer les réponses ; entre les deux, tout fonctionne hors connexion. La clé d'une bonne collecte reste la préparation : un questionnaire testé, des enquêteurs formés et des téléphones vérifiés avant le départ.