Suivre le projet de votre association avec un simple tableur
Trois onglets suffisent : le chronogramme, le budget et le suivi des indicateurs. Comment les construire et les tenir à jour.
Pas besoin d'un logiciel coûteux pour suivre le projet de votre association. Un simple tableur (Excel ou Google Sheets) suffit, à condition d'être bien organisé et tenu à jour. Trois onglets font l'essentiel du travail.
Onglet 1 : le chronogramme
C'est la liste de ce qui doit être fait, et quand. Une ligne par activité, avec ces colonnes :
- Activité : formulée avec un verbe (« Former 20 relais communautaires »).
- Responsable : une seule personne, pas « l'équipe ».
- Début et fin prévus.
- Statut : à faire, en cours, fait, en retard.
- Commentaire : ce qui bloque, ce qui a changé.
Ajoutez une mise en forme conditionnelle : une ligne passe en rouge quand la date de fin est dépassée et que l'activité n'est pas faite. Les retards sautent aux yeux.
Onglet 2 : le budget
Reprenez les lignes du budget accepté par le bailleur, sans les renommer. Pour chaque ligne :
- Prévu : le montant du budget.
- Dépensé : la somme des dépenses justifiées.
- Reste : prévu moins dépensé.
- Taux d'exécution : dépensé divisé par prévu.
Tenez à côté un journal des dépenses : date, ligne budgétaire, montant, numéro de la pièce justificative. Numérotez les pièces dans l'ordre et rangez-les dans le même ordre : le jour du contrôle, vous retrouverez chaque reçu en une minute.
Onglet 3 : les indicateurs
Le bailleur ne veut pas seulement savoir ce que vous avez fait, mais ce que cela a changé. Pour chaque indicateur du projet :
- Valeur de départ et cible à atteindre.
- Réalisé, mois par mois.
- Taux d'atteinte : réalisé divisé par la cible.
- Source : où se trouve la preuve (listes de présence, fiches de collecte, photos…).
Si vos données viennent d'une enquête sur téléphone, l'export Excel de KoboToolbox alimente directement cet onglet (voir notre guide KoboCollect).
Trois règles pour que le fichier reste utile
- Un seul fichier, partagé en ligne (Google Sheets ou OneDrive), plutôt que des copies envoyées par WhatsApp, qui finissent toutes différentes.
- Une personne responsable de la mise à jour, même si tout le monde peut le consulter.
- Un rendez-vous fixe, par exemple chaque lundi matin, pour le relire en équipe : quinze minutes suffisent.
Et le rapport ?
Si ces trois onglets sont à jour, le rapport mensuel ou trimestriel s'écrit presque tout seul : les activités réalisées viennent du chronogramme, les dépenses du budget, les résultats des indicateurs. Il ne reste qu'à expliquer les écarts et les prochaines étapes.